Fase
pre-stragiudiziale 🧑🤝👨🏻😊
Introduzione
Avere fatture insolute non è solo un fastidio burocratico, è un rischio per la liquidità della tua azienda. Gestire un’impresa oggi è già una sfida complessa, ma quando le fatture iniziano a accumularsi sulla scrivania senza che il bonifico arrivi, la sfida diventa una lotta per la sopravvivenza dell’impresa. Ma come muoversi senza spendere troppo in costi legali più di quanto si deve incassare? Quando, invece, è necessario intervenire legalmente? E quanto ci potrà costare il recupero di somme tra la parcella dell’avvocato e le spese di procedimento?
In questa guida analizziamo le tre fasi del recupero crediti, partendo da quella pre‑stragiudiziale, spesso gestibile in autonomia dall’azienda, per arrivare alle fasi stragiudiziale e giudiziale, che richiedono l’assistenza di un legale.
In questo Volume 1 ci concentreremo sulla fase iniziale, raccontando in modo pratico cosa può fare un’impresa per tentare di recuperare il proprio credito senza costi legali, evitando errori comuni e muovendosi nei limiti consentiti dalla legge.
Andiamo diritto al problema!
Indice dei contenuti Vol.1:
- Recupero crediti aziendali: Vol. 1 – le 3 fasi del recupero crediti. Dallo “Stalking Gentile” al Giudice;
- Fase pre-stragiudiziale. Il “fai da te”;
- Disamina preliminare del cliente;
- Invito al pagamento, sollecito di pagamento, messa in mora e diffida ad adempiere: le differenze;
- Modello di sollecito di pagamento;
- Faq sul recupero crediti aziendali;
1. Recupero crediti aziendali: Vol. 1 – le 3 fasi del recupero crediti. Dallo “Stalking Gentile” al Giudice
Se aspetti che il debitore si svegli con una crisi di coscienza, potresti aspettare un bel po’. Nel mondo reale, il recupero crediti è un’escalation suddivisibile in tre atti o fasi, suddivisibili in: pre-stragiudiziale, stragiudiziale e legale.
Oggi affrontiamo il Volume 1, dedicato alla fase pre‑stragiudiziale, ossia l’insieme di attività che un’azienda può porre in essere in autonomia, senza l’intervento diretto di un avvocato o del giudice. In termini pratici, raccontiamo il percorso di una società che tenta di recuperare il proprio credito a costo zero, evitando sin da subito il coinvolgimento dell’“avvocato di grido” e del “giudice zelante”. Proprio per questo motivo preferisco definire questa fase come pre‑stragiudiziale, distinguendola da quelle successive — stragiudiziale e giudiziale — che, invece, richiedono necessariamente l’assistenza di un legale.
Queste ultime sono oggetto di approfondimento nei Volumi 2 e 3.
⛔ Attenzione! Diritto al problema informa: Nel nostro ordinamento vige il principio inderogabile del divieto di autotutela privata (art. 2907 codice civile), ossia che nessun privato può farsi giustizia da sé per tutelare un suo diritto, ma deve rivolgersi al giudice. Ci sono, tuttavia, dei limitati spazi di manovra accordati dalla legge, che ci consentono di muoverci in prima persona per tutelare un proprio diritto, nella fattispecie un diritto di credito, senza incorrere in tale divieto (e risparmiando qualcosina). Uno di questi spazi di autotutela è esattamente quella pre-stragiudiziale.
2. Fase pre-stragiudiziale. Il “fai da te”
La fase pre‑stragiudiziale rappresenta il momento in cui un’azienda può tutelare i propri crediti commerciali operando in autonomia, cioè senza l’ausilio diretto di un legale (e del giudice) e senza violare il divieto di autotutela privata.
Nella pratica, tuttavia, non è raro che l’imprenditore faccia comunque una telefonata all’avvocato di fiducia per un semplice consiglio o per un supporto tecnico mirato, ad esempio chiedendo di predisporre il testo di un sollecito di pagamento.
Questa fase può essere ulteriormente suddivisa nelle seguenti attività:
– Disamina preliminare del cliente;
– Invito al pagamento;
– Sollecito di pagamento;
– messa in mora;
– Diffida ad adempiere
Ognuno di questi passaggi ha una funzione diversa e un livello crescente di incisività. Saperli utilizzare correttamente consente all’azienda di aumentare le probabilità di recupero del credito, evitando al contempo errori che potrebbero rivelarsi controproducenti.
3. Disamina preliminare del cliente
La prima cosa da fare dobbiamo rispondere a queste semplici domande sul cliente che andremo a gestire, ovverosia:
1) É un cliente nuovo o storico? cioè, se ha acquistato i nostri servizi e/o prodotti per la prima volta o è un cliente fidato di lunga data;
2) Qual è la sua storia come “pagatore”? se è sempre stato lento nei pagamenti o è la prima volta che ha un ritardo notevole;
3) É un buon cliente? Se i suoi suoi ordini sono rilevanti per il nostro giro d’affari;
4) Che tipologia di cliente è? Privato o Pubblico? Nel caso della Pubblica Amministrazione, ad esempio, è noto che i tempi di pagamento siano spesso lunghi: serve pazienza, ma qualche sollecito non guasta mai;
5) È un cliente economicamente solido e conosciuto? In caso contrario, potrebbe essere opportuno adottare fin da subito un atteggiamento più deciso.
Ma perche questa analisi? Perchè dalle risposte ottenute possiamo capire che tipo di comportamento assumere per indurlo a pagare, ossia se, date le circostanze, è opportuno un approccio morbido e non aggressivo per salvaguardare i buoni rapporti commerciali, o se al contrario è il caso di passare alle maniere drastiche.
Fatta questa preliminare disamina, supponiamo che sia proprio il caso di intervenire: perché la scadenza del pagamento ormai si è andata a farsi benedire da un bel po’; il tempo scorre; il bonifico non arriva mai; le nostre scadenze di pagamento incombono e abbiamo bisogno di fare cassa. Ergo, è giunto il momento di tutelare i nostri crediti.
Ma perché è così importante questa analisi preliminare?
Perché dalle risposte a queste domande dipende il tipo di strategia da adottare: un approccio più morbido e collaborativo, utile a preservare i rapporti commerciali, oppure un’azione più ferma e incisiva, necessaria quando il rischio di insolvenza è elevato.
Una volta completata questa valutazione, immaginiamo che sia evidente la necessità di intervenire: la scadenza del pagamento è stata superata da tempo, il bonifico non arriva, le spese aziendali incombono e la liquidità serve subito.
A questo punto non ci sono alternative: è arrivato il momento di tutelare concretamente il proprio credito.
⛔ Attenzione! Diritto al Problema suggerisce: Non attendere troppo! Il ritardo del cliente potrebbe legato a difficoltà finanziarie destinate a peggiorare nel tempo, fino ad arrivare alla chiusura improvvisa dell’attività.
4. Invito al pagamento, sollecito di pagamento, messa in mora e diffida ad adempiere: le differenze
Ok, passiamo all’attacco! Entriamo ora nella fase operativa e distinguiamo quattro tipologie di comunicazioni, caratterizzate da un livello crescente di formalità e incisività:
A. Invito al pagamento;
B. Sollecito di pagamento;
C. Messa in mora;
D. Diffida ad adempiere.
Comprendere bene le differenze tra questi strumenti è fondamentale per scegliere l’azione giusta al momento giusto, evitando passi falsi che potrebbero indebolire la posizione del creditore.
A. Invito al pagamento (livello easy) 😊
È un approccio bonario e informale. Si usa spesso come primo contatto per ricordare al debitore una scadenza imminente o appena trascorsa. Non ha di regola un valore legale (certo) di interruzione della prescrizione. Si tratta in sostanza di una comunicazione di“cortesia“, utile per sondare il terreno senza risultare aggressivi e inimicarci il cliente, specie se abbiamo a che fare con un buon cliente storico, con cui si desidera mantenere buoni rapporti commerciali. In altre parole, come a dire: “Caro amico, ti volevo solo rammentare che devi effettuarmi un pagamento”.
Come si esegue un invito al pagamento:
☎️ Telefono: una chiamata diretta al cliente, magari tramite la segreteria o personalmente dall’imprenditore, se esiste un rapporto confidenziale. Con tatto e cordialità si può spesso ottenere un riscontro immediato. Come diceva quel famoso spot anni 80-90? Si ora ricordo, “una telefonata allunga la vita.” Forse.
Email/Pec o Comunicazione scritta: Possiamo inviare una mail o una pec (se il cliente è munito di domicilio digitale, ed è obbligato ad averlo se è una società) con un tono cortese ovvero inviare una lettera ordinaria o con raccomandata A/R, sempre nelle forme di cortesia.
B. Sollecito di pagamento (livello normal) 😑
Evidentemente, la fase di invito non è andata a buon fine, perché il cliente non ha dato alcun riscontro oppure prende sempre tempo e accampa scuse varie, tipo una volta era gettonata la frase “ho dimenticato o non trovo il libretto degli assegni”, ai nostri tempi, nell’era dei pagamenti digitali, è la connessione internet a dare problemi “non mi funziona internet”.
Con il sollecito di pagamento, pertanto, è venuto il momento di farsi rispettare e diamo carattere di ufficialità alla nostra richiesta, mediante:
Lettera PEC e/o Raccomandata A/R: Si tratta di una comunicazione formale, che può essere inviata tramite PEC oppure nel più classico formato cartacea con lettera raccomandata A/R tramite poste italiane o poste private. Utilizzare entrambi i metodi, molte volte, è una buona idea.
Quanto al contenuto del sollecito, devono essere indicati chiaramente:
- l’importo dovuto;
- la fattura o il rapporto da cui nasce il credito;
- la scadenza ormai superata;
- un termine entro cui effettuare il pagamento;
- l’avvertimento che, in mancanza di riscontro, si procederà per vie legali.
Utilità: Il sollecito serve a esercitare una pressione concreta sul debitore e, se formulato correttamente, può anche interrompere la prescrizione. In altre parole con il sollecito di pagamento diciamo: “Mi devi pagare quanto prima la fattura, altrimenti mi rivolgo all’avvocato”.
C. Messa in mora (livello hard) 😤
È l’atto più serio, formale e giuridicamente rilevante (ex art. 1219 Codice Civile). Deve essere inviata per iscritto (PEC/Raccomandata) e contiene un’intimazione ad adempiere entro un termine perentorio (es. 7 o 15 giorni), con l’avviso che in mancanza si adiranno le vie legali. Si tratta di un atto recettizio, cioè che produce i suoi effetti quando è giunto a conoscenza del debitore (se con pec; la ricevuta di avvenuta consegna; se con raccomandata a/r la ricevuta di ritorno firmata dal destinatario o per compiuta giacenza)
Utilità: con la messa in mora siamo diventati molto seri (e forse pure un poco arrabbiati) come a dire: “Ora basta! Se non paghi ti porto in Tribunale”.
Effetti principali della messa in mora:
- decorrenza degli interessi moratori;
- interruzione della prescrizione, che ricomincia a decorrere da capo;
- mantenimento in vita del rapporto contrattuale;
- passaggio del rischio sul debitore in caso di impossibilità sopravvenuta della prestazione (es. l’oggetto da consegnare si rompe per una tempesta, il debitore deve risarcire comunque il danno perché era già in mora)
Contenuto: molto simile al sollecito, ma con l’avvertimento drastico che in assenza di concreti riscontri entro il termine concesso seguiranno le vie legali, con aggravio di spese a carico del debitore, oltre agli effetti suddetti.
D. Diffida ad adempiere (Livello very hard) 🤬
Mentre il sollecito e la messa in mora servono a “tenere in vita” il contratto e chiedere solo i soldi, la diffida ad adempiere (Art. 1454 c.c.) serve a chiudere il rapporto alla base.
– Quando si usa la diffida ad adempiere: è fondamentale quando il mancato pagamento è così grave da rendere insostenibile la prosecuzione del rapporto.
– Gli effetti della diffida ad adempiere: a differenza della messa in mora, la diffida dice: “Se non paghi entro 15 giorni, il contratto è sciolto” (effetto ghigliottina). Una volta scaduto il termine, senza la prestazione dovuta, il contratto muore automaticamente (risoluzione di diritto);
– Modalità: da inviarsi con PEC o Lettera raccomandata A/R.
Contenuto: simile alla messa in mora, ma con l’avvertimento drastico che in assenza di concreti riscontri entro il termine di 15 giorni dal ricevimento della diffida il contratto si riterrà risolto (cioè ci scioglieremo dai vincoli contrattuali).
⛔ Attenzione! Diritto al Problema suggerisce: Molte aziende inviano una diffida ad adempiere pensando sia solo un sollecito “più forte”. Errore! Se il cliente non paga, il contratto si risolve davvero. Se l’azienda vuole solo il pagamento, ma intende continuare a lavorare con quel cliente, la diffida potrebbe ritorcersi contro. Pertanto, considerata la natura e forma più tecnica della diffida in argomento rispetto alle altre modalità e l’effetto che ne consegue, è opportuno affidarla a un avvocato.
5. Modello di Sollecito di pagamento
Di seguito mostriamo un semplice modello di sollecito di pagamento:
Intestazione azienda
Destinatario
Denominazione/Nome e cognome
Indirizzo
(cap) e Comune
Oggetto: Sollecito di pagamento – Fattura n. [Numero] – Scaduta il [Data]
Spett.le/Gent./Gent.ma [Nome Cliente],
facciamo seguito al nostro precedente invito del [Data primo invito per telefono/pec/racc.ta] per segnalare che, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura in oggetto, ormai scaduta da oltre [Numero] giorni.
La invitiamo a regolarizzare la Sua posizione entro e non oltre i prossimi 7 giorni dal ricevimento della presente, mercè bonifico bancario intestato a ___________ alle seguenti coordinate IBAN___________. Avendo cura di inviarci copia della ricevuta di pagamento all'indirizzo [indicare indirizzo email/pec/numero Whatsapp aziendale per comunicazioni].
Restiamo in attesa di un Suo riscontro immediato.
Cordiali saluti, [Firma legale rappresentante]Avv. Marco Mosca
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6. FAQ sul recupero crediti aziendali
Quali documenti sono necessari per avviare il recupero del credito?
Per procedere con tempestività è fondamentale disporre della prova scritta del credito. I documenti principali sono le fatture insolute, i relativi documenti di trasporto (DDT) che attestano la consegna della merce o l’esecuzione della prestazione, ed eventuali contratti o ordini firmati. Anche uno scambio di email o PEC in cui il debitore ammette il debito può accelerare notevolmente la pratica. Suggerimento: conservare sempre la documentazione in modo ordinato consente di passare rapidamente dalla fase bonaria a quella formale, senza perdite di tempo.
Quanto tempo bisogna aspettare prima di agire legalmente?
Non esiste un tempo minimo di legge, ma l’esperienza insegna che più tempo passa, più il rischio di insolvenza aumenta. In genere, superati i 30-60 giorni dalla scadenza della fattura senza riscontri concreti, è opportuno inviare immediatamente una diffida formale. Suggerimento: agire tempestivamente permette spesso di risolvere la questione in via stragiudiziale, evitando i tempi più lunghi del tribunale; attendere troppo può indebolire la posizione del creditore, soprattutto se il debitore versa in difficoltà economiche.
Le spese legali sono a carico del debitore?
Sì, l’obiettivo dell’azione di recupero è far gravare i costi della procedura sul debitore inadempiente. In caso di emissione di un decreto ingiuntivo, è il Giudice stesso a liquidare le spese legali che il debitore dovrà rimborsare all’azienda creditrice, salvo ogni altro diverso accordo con il legale di fiducia. Inoltre, l’azienda ha diritto a richiedere gli interessi di mora (spesso calcolati secondo il tasso agevolato per le transazioni commerciali) e il rimborso delle spese di recupero. Suggerimento: chiarire fin da subito questi aspetti al debitore può favorire una soluzione rapida senza arrivare in giudizio.
Scenari di assistenza legale
L’analisi sopra riportata ha carattere generale e divulgativo. Se la tua situazione presenta profili di complessità che richiedono un parere legale e/o un esame documentale specifico, puoi richiedere una consulenza privata tramite la compilazione dei moduli nelle sezioni dedicate